Die Mediation läuft in verschiedenen Phasen ab, wobei sich in den letzten Jahren im Wesentlichen Modelle herausgebildet haben, die einen Verfahrensverlauf in 5 Phasen vorsehen:

Phase 1: Eröffnungsphase

In der sog. Eröffnungsphase stellt der Mediator den Medianten (sofern nicht bereits erfolgt) die wesentlichen Grundzüge der Mediation sowie seine Rolle innerhalb des Mediationsverfahrens vor. Er vereinbart mit ihnen die konkrete Vorgehensweise sowie gewisse Spielregeln. Der Mediatorenvertrag (auch Mediatorvertrag) wird abgeschlossen, die Parteien vereinbaren u.a. den Zeitrahmen und ggf. eine Kostentragungsregelung.

Phase 2: Sachverhaltsklärung/Themensammlung

Im Rahmen dieser 2. Phase werden diejenigen Streitpunkte und Themen herausgearbeitet und geordnet, die nach Auffassung der Medianten Ursache des Konfliktes sind und daher einer Klärung bedürfen. Jeder Mediant hat in dieser Phase Gelegenheit, den Konflikt aus seiner Sicht darzustellen.

Phase 3: Erforschung der Interessen

Nachdem die Medianten mit Unterstützung des Mediators den klärungsbedürftigen Themenkreis ermittelt haben, versucht der Mediator, die tatsächlichen Interessen und Bedürfnisse der Medianten zu ergründen. Die Besonderheit des Mediationsverfahrens liegt gerade darin, nicht lediglich konkrete Positionen oder gar Rechtspositionen darzustellen. So erfolgt auch keine rechtliche Aufarbeitung des Sachverhalts aus der Retrospektive. Sinn und Zweck der Mediation ist es vielmehr, die hinter den jeweiligen Positionen verborgenen Interessen herauszuarbeiten und anschließend den Blick für die Zukunft zu schärfen.
In diesem Zusammenhang können im Einvernehmen mit den Medianten auch Einzelgespräche sinnvoll sein. Die Erfahrung zeigt, dass dabei Umstände offenbart werden, die in Anwesenheit des anderen Medianten nicht geäußert würden. Selbstverständlich dürfen Erkenntnisse aus solchen Einzelgesprächen nur dann in der anschließenden gemeinsamen Erörterung weitergegeben werden, wenn der Mediator hierzu ausdrücklich autorisiert wurde.

Phase 4: Sammeln und Bewerten von Lösungsoptionen

Hat der Mediator gemeinsam mit den Mediatenten die jeweiligen persönlichen Interessen herausgearbeitet, können zunächst in einer Art Brainstorming mögliche Lösungsoptionen aufgezeigt werden. Hierbei erfolgt noch keine Bewertung dieser Möglichkeiten. Der Mediator fordert die Medianten auf, möglichst viele Einigungsmöglichkeiten sowie eventuelle Alternativen zu diesen Möglichkeiten darzustellen. Ziel ist es, möglichst viele kreative Lösungen zu erarbeiten, die eine win-win-Situation für beide Parteien darstellen.
Die Bewertung und Realisierbarkeit der Vorschläge wird erst dann vorgenommen, wenn alle denkbaren Möglichkeiten aufgezeigt wurden. In dieser Phase ist es insbesondere Aufgabe des Mediators, zu hinterfragen, ob die von den Medianten vorgeschlagenen Lösungsmöglichkeiten ihre zuvor ermittelten Interessen berücksichtigen und damit die Grundlage für eine „gerechte“ Lösung sein können. Insbesondere wird auch die Sachlage erörtert, die im Falle einer unterbleibenden Einigung eintritt (sog. Nichteinigungsalternative).

Phase 5: Abschlussvereinbarung

Haben die Medianten eine Lösung gefunden, wird eine Vereinbarung – zweckmäßigerweise schriftlich – abgeschlossen. Darin werden das Ergebnis sowie die konkrete Regelungen hinsichtlich des zukünftigen Verhaltens festgehalten. Diese Vereinbarung ist von allen Beteiligten zu unterzeichnen, um die damit verbundene rechtliche Bindung zu dokumentieren. Gegebenenfalls sind hierbei gesetzliche Formalien zu beachten.